Dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 BAB I Ketentuan Umum pasal 1  angka 9 bahwa yang dimaksud dengan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik. Pada Universitas Indonesia, sesuai dengan Peraturan Rektor Nomor 12 Tahun 2020 Tentang Tugas Pokok dan Funsi Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Petugas Informasi Universitas Indonesia. Oleh sebab itulah Universitas Indonesia melalui Rektor menunjuk Sekretaris Universitas sebagai PPID Utama.

Selain itu Rektor juga menunjuk Dekan Fakultas, Direktur dan Pimpinan Unit Kerja di Pusat Administrasi Universitas sebagai PPID Pelaksana. Penunjukan para PPID ini diatur pada Keputusan Rektor UI Nomor 1039 Tahun 2020 Tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Petugas Informasi. Pada Keputusan tersebut juga disebutkan bahwa Atasan PPID adalah pejabat yang merupakan atasan langsung pejabat yang bersangkutan dan/atau atasan dari atasan langsung pejabat yang bersangkutan. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan Atasan PPID adalah Rektor.