Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah unit yang dibentuk untuk mengelola informasi dan dokumentasi badan publik, termasuk perguruan tinggi, Universitas Indonesia (UI) sebagai badan publik wajib mengimplementasikan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. PPID UI juga terus berupaya meningkatkan transparansi dan akuntabilitas publik. Berikut adalah gambaran singkat mengenai pembentukan PPID UI:

• Tahun 2010 Universitas Indonesia membentuk UPIP (Unit Pelayanan Informasi Publik) yang terdiri dari Kantor Komunikasi (sekarang menjadi Biro Humas dan Keterbukaan Informasi Publik), Kantor Pelayanan Hukum dan Peraturan (KPHP) (sekarang menjadi Biro Legislasi Layanan Hukum atau BLLH), dan Kantor Arsip. Tiga unit kerja ini yang bertugas dalam pengelolaan, pendokumentasian dan penyelesain sengketa informasi.
• Tahun 2014 Universitas Indonesia menggunakan nama PPID, sebagai bentuk komitmen UI menjalankan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, Kantor Komunikasi berubah nama menjadi Kantor Humas dan Keterbukaan Informasi Publik (KIP). 
• Tahun 2016 Universitas Indonesia melakukan pemutakhiran struktur PPID dengan diterbitkannya Peraturan Rektor Nomor 23 Tahun 2016 tentang Tugas Pokok dan Fungsi PPID Universitas Indonesia. PPID utama dijabat oleh Wakil Rektor Bidang Keuangan, Logistik dan Fasilitas.
• Tahun 2020 Universitas Indonesia melakukan pemutakhiran Struktur PPID kembali dengan diterbitkannya Surat Keputusan Rektor Nomor 1039 Tahun 2020 tentang PPID dan Petugas Informasi Universitas Indonesia dan Peraturan Rektor Nomor 12 Tahun 2020 tentang Tugas Pokok dan Fungsi PPID dan Petugas Informasi Universitas Indonesia. PPID Utama dijabat oleh Sekretaris Universitas setara dengan Wakil Rektor.